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01 設(shè)備檔案管控流程

02 設(shè)備臺賬管控制度

03 設(shè)備檔案管控制度

04 設(shè)備檔案借閱方案

一、設(shè)備檔案管控流程

二、設(shè)備臺賬管控制度

設(shè)備臺賬管控制度

第1章 總則

第1條 設(shè)備臺賬管控目的

針對工廠存在設(shè)備購買、使用、維修、保養(yǎng)等方面的問題，為加強設(shè)備管理、維護，提高其使用效率，使設(shè)備出現(xiàn)問題能夠有賬可查，優(yōu)化設(shè)備管理制度，特制定本制度。

第2條 術(shù)語界定

設(shè)備臺賬是設(shè)備部相關(guān)人員編制的用來反映設(shè)備購買、使用、檢測、維護方面資料的文件。

第3條 適用范圍

本制度適用于工廠設(shè)備部進行設(shè)備臺賬管理、控制方面的各項活動。

第2章 設(shè)備臺賬編制

第4條 編制依據(jù)

設(shè)備臺賬主要依據(jù)設(shè)備的驗收移交單、調(diào)撥單、報廢單等設(shè)備原始憑證進行編制。

第5條 編制人員

由設(shè)備管理專員配合設(shè)備運行主管進行設(shè)備臺賬的編制。

第6條 設(shè)備臺賬的主要內(nèi)容

設(shè)備臺賬的主要內(nèi)容包括設(shè)備名稱、規(guī)格型號、購入日期、制造廠商、出廠日期、使用期限、使用單位等情況。

第7條 編制原則

工廠設(shè)備臺賬編制的主要原則有以下兩點。

1．設(shè)備臺賬的內(nèi)容必須真實，與生產(chǎn)現(xiàn)場的設(shè)備實物相符。

2．設(shè)備臺賬需及時更新、準確記錄設(shè)備的運行狀態(tài)及調(diào)動情況。

第3章 設(shè)備臺賬管理

第8條 臺賬存放

設(shè)備管理專員將設(shè)備臺賬按編制順序進行編號并存放。存放期間應(yīng)禁止他人在未經(jīng)設(shè)備主管同意的情況下對臺賬的信息進行涂改、勾畫，并保證臺賬紙面干凈、字跡清晰。

第9條 臺賬變更

1．當(dāng)設(shè)備實物與臺賬內(nèi)容發(fā)生變更或轉(zhuǎn)移情況時，現(xiàn)場設(shè)備的使用人員應(yīng)及時通知設(shè)備管理專員進行臺賬信息的更蓋。

2．設(shè)備管理專員需在一個工作日內(nèi)對臺賬內(nèi)容進行變更，變更工作結(jié)束后及時向設(shè)備經(jīng)理進行匯報。

3．經(jīng)確認可進行報廢處理的設(shè)備，設(shè)備管理員經(jīng)設(shè)備經(jīng)理同意后，方可對原臺賬內(nèi)容進行刪除，并同時填寫報廢設(shè)備臺賬。

第10條 臺賬借閱

1．設(shè)備部人員對臺賬進行查閱時需在檔案室進行登記，并寫明查閱用途。

2．工廠相關(guān)部門如需對設(shè)備臺賬進行查閱，需填寫設(shè)備資料借閱表經(jīng)設(shè)備經(jīng)理審批后方可從檔案室調(diào)取設(shè)備臺賬。臺賬資料使用完應(yīng)及時歸還并登記歸還時間，歸還人姓名。

第11條 臺賬查驗

設(shè)備部為保證設(shè)備臺賬的真實、可靠，需定期對設(shè)備臺賬進行查驗，一般來說，臺賬的查驗周期通常是一個月或一年，具體查驗方式如下表所示。

臺賬查驗方式表

第11條 臺賬交接

設(shè)備部因臺賬管理人員更替需進行臺賬交接，臺賬交接工作有以下幾方面要求。如下所述。

1．交接雙方必須在現(xiàn)場（設(shè)備檔案室）進行臺賬交接，禁止單方面人員到場交接或代人交接。

2．臺賬移交應(yīng)做到交者清，接者明。交接工作完成后，雙方方可離開。

3．臺賬交接前應(yīng)做好臺賬的清點、檢查工作，禁止將記錄不清晰、賬面模糊的臺賬進行移交。

第4章 附則

第13條 本制度由設(shè)備部制定，其解釋權(quán)、修訂權(quán)歸設(shè)備部所有。

第18條本制度編寫完成后，報生產(chǎn)總監(jiān)審核批準，自年月日起執(zhí)行。

三、設(shè)備檔案管控制度

設(shè)備檔案管控制度

第1章 總則

第1條 目的

為了加強對設(shè)備檔案資料的管理和整理工作，有效保護和利用設(shè)備檔案資料，保證全工廠設(shè)備正常運行，特制定本制度。

第2條 范圍界定

凡工廠購置的設(shè)備，在其購置、驗收、調(diào)試、運行、管理、維護、改造、報廢等全部活動過程中直接形成的、具有保存利用價值的文字、圖表、聲像載體材料、磁盤以及隨機材料等均屬于設(shè)備檔案。

第2章 設(shè)備檔案的形成和歸檔

第3條 檔案存放部門

設(shè)備部是設(shè)備文件材料的形成、積累、匯總部門，設(shè)備部必須配有兼職檔案人員集中管理本工廠的設(shè)備文件材料。從申購設(shè)備到驗收完畢（進口設(shè)備到索賠期滿），安裝、調(diào)試運行過程中的管理性文件和技術(shù)性文件，均由設(shè)備部負責(zé)收集、積累，此過程結(jié)束后移交檔案室。

第4條 到貨期通知

設(shè)備部應(yīng)將設(shè)備到貨日期的計劃提前通知檔案室，以便做好準備，合理安排工作。

第5條 設(shè)備到貨處理

設(shè)備到貨后，設(shè)備部應(yīng)通知檔案室，檔案人員參與設(shè)備開箱驗收，以監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)設(shè)備隨機文件材料的清點、驗收工作，并在設(shè)備驗收記錄單上簽章。開箱時，設(shè)備部兼職檔案員也應(yīng)到場。

第6條 鑒定驗收要求

設(shè)備的技術(shù)鑒定驗收必須通知檔案人員參加，并在技術(shù)鑒定驗收記錄單上簽字。

第7條 使用部門負責(zé)人權(quán)責(zé)

工廠設(shè)備使用部門的負責(zé)人，要做好設(shè)備文件材料的形成、積累、管理工作，技術(shù)人員和維修人員要愛護設(shè)備的技術(shù)文件，對設(shè)備的使用、維修、改造做到有活動就有完整的記錄，確保設(shè)備文件的完整、系統(tǒng)、準確。

第8條 自研設(shè)備資料歸檔

工廠自行研制的設(shè)備，在設(shè)備鑒定或投入使用之前應(yīng)將所有材料歸檔，在設(shè)備進行鑒定驗收時，必須有檔案人員參加。

第3章 設(shè)備檔案的歸檔范圍

第9條 外購設(shè)備歸檔材料范圍

1．外購設(shè)備計劃與選購階段的歸檔材料

（1）設(shè)備使用部門的采購申請書及可行性方案論證報告。

（2）購買設(shè)備的審批文件。

（3）購買協(xié)議、合同。

（4）購買意向書及訂購貨通知單。

（5）工廠設(shè)備采購人員與設(shè)備提供商的重要來往函件、電文。

（6）談判備忘錄、附件、附錄。

2．外購設(shè)備驗收階段的歸檔材料

（1）裝箱單、開箱驗收單、出廠合格證書及出廠精度檢驗單。

（2）圖樣、技術(shù)手冊、使用維護手冊、說明書、校驗標準、隨機備件圖冊。

（3）開箱檢驗記錄、商檢及索賠文件。

（4）運單、發(fā)票。

3．外購設(shè)備安裝、調(diào)試階段的歸檔材料

（1）設(shè)備安裝、調(diào)試計劃書。

（2）安裝基礎(chǔ)圖、電氣接線圖、安裝工藝規(guī)程。

（3）試車、精度檢查記錄、試驗記錄及安裝驗收單。

（4）安裝調(diào)試期間存在的問題及處理意見。

（5）安裝調(diào)試技術(shù)總結(jié)報告及驗收報告。

（6）計算機和測量機還包括軟件、硬件部分的文件材料等。

（7）設(shè)備操作培訓(xùn)材料。

4．外購設(shè)備運行及維護修理階段的歸檔材料

（1）設(shè)備移交使用部門的附件和隨機工具清單。

（2）設(shè)備維護保養(yǎng)和安全技術(shù)操作規(guī)程。

（3）設(shè)備的運行記錄。

（4）設(shè)備保養(yǎng)情況記錄表。

（5）設(shè)備檢查、普查記錄。

（6）設(shè)備大、中修記錄、總結(jié)、鑒定書。

（7）大、中修精度檢查記錄及驗收移交單。

（8）設(shè)備儀器事故分析、記錄及設(shè)備事故處理結(jié)果報告。

5．外購設(shè)備改造、更新階段的歸檔材料

（1）設(shè)備改造的合理化建議及處理結(jié)果。

（2）設(shè)備改裝、改造、更新的報告與批復(fù)。

（3）改裝、改造過程中形成的圖樣、技術(shù)文件。

（4）設(shè)備報廢技術(shù)鑒定書，請示及批復(fù)文件。

（5）設(shè)備技術(shù)鑒定及成果申報獎勵文件。

第10條 自制設(shè)備歸檔材料范圍

1．方案論證及設(shè)計階段的歸檔材料

（1）設(shè)備研制任務(wù)書以及研制協(xié)議、合同。

（2）設(shè)備研制調(diào)研報告及可行性方案論證報告。

（3）設(shè)備研制有關(guān)問題的請示及批復(fù)。

（4）計算文件、試驗文件、圖樣。

（5）技術(shù)條件、技術(shù)說明書及設(shè)計技術(shù)總結(jié)報告。

2．自制設(shè)備制造加工階段的歸檔材料

（1）工藝規(guī)程、工藝說明書。

（2）重要的工藝裝備圖紙及說明書。

（3）重要零部件超差單和代料單。

（4）工藝總結(jié)報告書。

3．自制設(shè)備安裝調(diào)試及鑒定驗收階段

（1）設(shè)備安裝、調(diào)試計劃書。

（2）安裝基礎(chǔ)圖，電氣接線圖、安裝工藝規(guī)程。

（3）試車、試驗記錄、精度檢查記錄及安裝驗收單。

（4）設(shè)備安裝期間存在問題及處理意見。

（5）設(shè)備安裝、調(diào)試技術(shù)總結(jié)報告及驗收報告。

（6）計算機和測量機還包括軟件、硬件部分的文件材料。

（7）自制設(shè)備操作培訓(xùn)材料。

（8）技術(shù)鑒定及審批文件。

（9）成果申報及獎勵文件。

（10）使用維護說明書、操作規(guī)程。

4．自制設(shè)備運行及維護修理階段的歸檔材料

（1）設(shè)備移交使用部門的附件和隨機工具清單。

（2）設(shè)備維護保養(yǎng)和安全技術(shù)操作規(guī)程。

（3）設(shè)備的運行記錄。

（4）設(shè)備保養(yǎng)情況記錄表。

（5）設(shè)備檢查、普查記錄。

（6）設(shè)備大、中修記錄、總結(jié)、鑒定書。

（7）大、中修精度檢查記錄及驗收移交單。

（8）設(shè)備儀器事故分析、記錄及設(shè)備事故處理結(jié)果報告。

5．自制設(shè)備改造、更新階段的歸檔材料

（1）設(shè)備改造的合理化建議及處理結(jié)果。

（2）設(shè)備改裝、改造、更新的報告與批復(fù)。

（3）改裝、改造過程中形成的圖樣、技術(shù)文件。

（4）設(shè)備報廢技術(shù)鑒定書，請示及批復(fù)文件。

（5）設(shè)備技術(shù)鑒定及成果申報獎勵文件。

第4章 設(shè)備檔案的保管與借閱管理

第11條 檔案管理原則

設(shè)備檔案的管理，必須堅持集中、統(tǒng)一管理的原則，確保設(shè)備檔案準確、完整、系統(tǒng)和安全。所有設(shè)備檔案由工廠檔案室集中保管一套，其他的交由設(shè)備部保管。對于只有一套的設(shè)備檔案，一律交工廠檔案室保管。

第12條 保管條件

設(shè)備部必須有一定的保管條件，配備檔案櫥柜，有兼職保管人負責(zé)，如設(shè)備部不具備以上條件，設(shè)備檔案仍由檔案室保管。

第13條 檔案分級

設(shè)備檔案應(yīng)進行系統(tǒng)地整理、分類、編制目錄，并根據(jù)設(shè)備檔案的重要程度，進行分級管理，具體分為四級。

1．絕密級設(shè)備檔案。主要指工廠自行研制關(guān)鍵設(shè)備的所有檔案資料，這些設(shè)備檔案資料會涉及到工廠的核心生產(chǎn)技術(shù)，若保護不當(dāng)，可能給工廠帶來不可挽回的經(jīng)濟損失。

2．機密級設(shè)備檔案。主要指一些外購關(guān)鍵設(shè)備圖樣、技術(shù)手冊、校驗標準、隨機備件圖冊等，若保護不當(dāng)，可能給工廠帶來重大損失。

3．秘密級設(shè)備檔案。主要指工廠自行研制的一般設(shè)備的所有資料，若保護不當(dāng)，可能給工廠帶來一定損失。

4．普通級設(shè)備檔案，主要指工廠購置的一般設(shè)備和輔助設(shè)備的相關(guān)資料，對外公開并不會給工廠帶來任何損失。

第14條 檔案借閱手續(xù)

檔案的借閱要履行一定的手續(xù)。檔案室保管的設(shè)備檔案憑工作證借閱，并且要規(guī)定不同的閱讀方式，具體如下所示。

1．秘密級及以上的設(shè)備檔案要經(jīng)借閱人的部門負責(zé)人同意，且借閱人要持有其部門負責(zé)人簽名的相關(guān)證明，并辦理借閱登記手續(xù)后，方可在檔案室的內(nèi)閱讀，不得私自帶出檔案室閱讀。

2．普通級設(shè)備檔案可以借出，但借閱時間不得超過五天。

第15條 檔案借閱要求

1．借閱的設(shè)備檔案，不得損壞、丟失，歸還時交檔案管理員當(dāng)面點清。

2．由設(shè)備部保管的設(shè)備檔案借閱時也應(yīng)辦理登記手續(xù)，以便管理。

第16條 檔案內(nèi)容要求

對于普通級檔案的關(guān)鍵性內(nèi)容應(yīng)使用復(fù)印件，盡量不用原件，一般在告知檔案管理員并辦理相應(yīng)手續(xù)后由借閱人自行復(fù)印1份，且檔案管理員要對復(fù)印件進行備案，并加蓋檔案室公章，以資證明。

第17條 設(shè)備報廢處理

設(shè)備報廢后，外購設(shè)備的檔案經(jīng)相關(guān)設(shè)備負責(zé)人審核后銷毀，自制設(shè)備的檔案由工廠檔案室長期保管。

第5章 附則

第18條 本制度由工廠檔案室編制，其解釋權(quán)、修訂權(quán)亦歸工廠檔案室所有。

第19條本制度自審批之日起執(zhí)行。

四、設(shè)備檔案借閱方案

設(shè)備檔案借閱方案

一、目的

為了保護本工廠設(shè)備檔案的完整與安全，并根據(jù)工廠的相關(guān)規(guī)定，遵循既方便工作、又有利于保密的原則，制定本借閱方案。

二、職責(zé)劃分

本廠檔案室的檔案管理員具有以下七項基本職責(zé)。

1．負責(zé)對設(shè)備檔案進行收集、整理、分類、編制目錄，根據(jù)設(shè)備檔案的重要程度進行分級，以便借閱。

2．?dāng)M定并報批設(shè)備檔案借閱紀律，并監(jiān)督借閱人執(zhí)行。

3．認真檢查借閱人的相關(guān)證件及借閱申請單，并及時做好借閱登記。

4．為借閱人提取所需檔案材料，并及時整理好借閱人歸還的設(shè)備檔案。

5．對于普通級設(shè)備檔案逾期不歸還，且不辦理續(xù)借手續(xù)者，檔案管理員有權(quán)追回借閱人所借閱的檔案。

6．借閱人歸還檔案時，必須當(dāng)面檢查檔案的完好情況，若在借閱期間發(fā)生損壞或丟失現(xiàn)象，檔案工作人員應(yīng)及時報告相關(guān)負責(zé)人并做出處理。

7．對于可以修復(fù)的檔案，及時進行修復(fù)。

三、界定借閱權(quán)限

1．副總經(jīng)理及以上高層管理者、設(shè)備部經(jīng)理、技術(shù)部經(jīng)理、研發(fā)部經(jīng)理、高級技術(shù)工程師、自制設(shè)備研發(fā)人員及重要設(shè)備維修人員可借閱絕密級設(shè)備檔案、機密級設(shè)備檔案、秘密級設(shè)備檔案及普通級設(shè)備檔案。

2．普通技術(shù)工程師、設(shè)備維修人員及普通員工可借閱機密級設(shè)備檔案、秘密級設(shè)備檔案及普通級設(shè)備檔案。

3．外部組織或個人只可借閱本工廠的普通級設(shè)備檔案，且需有本工廠相關(guān)部門的開據(jù)的相關(guān)證明。

四、明確借閱方式

（一）秘密級及以上級設(shè)備檔案借閱方式

1．秘密級及以上級設(shè)備檔案借閱只可在檔案室借閱，個人不可私自帶出，借閱時間為8：00～ 12：00和14：00～17：00。

2．借閱機密、絕密的設(shè)備檔案材料，需經(jīng)部門經(jīng)理批準，但不得摘抄、拍照及復(fù)制所查設(shè)備檔案。

3．如借閱人摘抄、拍照、復(fù)制所查秘密級檔案內(nèi)容，需經(jīng)檔案管理員同意，其中涉密內(nèi)容需抄錄、復(fù)制，要經(jīng)借閱人所在部門的經(jīng)理批準，且只能在檔案室內(nèi)進行，借閱人要對涉密內(nèi)容承擔(dān)保密義務(wù)；摘錄或復(fù)制的秘密級設(shè)備檔案，須經(jīng)檔案人員校對無誤后，加蓋印章，以資證明。

4．借閱人閱讀完畢，離開檔案室時在設(shè)備檔案借閱登記表上簽字，并要簽署保密協(xié)議，對所閱讀的設(shè)備檔案負有保密責(zé)任。

（二）普通級設(shè)備檔案借閱方式

1．普通級設(shè)備檔案借閱人可借出設(shè)備檔案，借閱人借出普通級設(shè)備檔案時要對照借閱單清點資料實物，清點清楚后，方可借出設(shè)備檔案資料，借閱時間為五天。

2．借閱人對所借的檔案應(yīng)妥善保管，不得私自拆毀、涂改、抽換及對外傳播。

3．借閱的檔案應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)歸還，仍需繼續(xù)留用時，應(yīng)重新辦理借閱手續(xù)，對逾期不還又不辦理借閱手續(xù)者，檔案管理員有權(quán)停止借閱權(quán)并追回其所借設(shè)備檔案。

4．借閱人歸還檔案時，應(yīng)如數(shù)交還，且應(yīng)保證設(shè)備檔案完好無損，并在設(shè)備檔案借閱登記表上簽字確認。

五、借閱程序

（一）查閱設(shè)備檔案目錄

借閱人根據(jù)所需要查閱的設(shè)備檔案內(nèi)容，去查閱相應(yīng)的設(shè)備檔案目錄（對于秘密級及以上的設(shè)備檔案，借閱人應(yīng)首先向相關(guān)部門經(jīng)理提出借閱申請，并填寫借閱申請單）。

（二）確認設(shè)備檔案借閱方式

依據(jù)檔案密級由檔案管理員確認相應(yīng)的借閱方式，秘密級及以上級設(shè)備檔案要經(jīng)借閱人所在部門的部門經(jīng)理簽字確認后方可借閱，且只可在檔案室借閱。

（三）填寫設(shè)備檔案借閱登記表

填寫設(shè)備檔案借閱登記表時的注意事項如下所示。

1．對于秘密級及以上設(shè)備檔案資料，借閱人的借閱申請被批準后，檔案管理員需填寫設(shè)備檔案借閱登記表。

2．對于普通級設(shè)備檔案，借閱人不需提出借閱申請，可直接到工廠檔案室，填寫設(shè)備檔案借閱登記表后借閱。

3．設(shè)備檔案借閱登記表的具體形式如下所示。

設(shè)備檔案借閱登記表

（四）借閱資料

資料可分為普通檔案和秘密檔案，具體借閱要求如下所示。

1．對于秘密級及以上的設(shè)備檔案，借閱人在檔案室閱讀設(shè)備檔案，閱讀完畢后要在設(shè)備檔案借閱登記表上簽名后，方可離開。

2．對于普通級設(shè)備檔案，由借閱人對照設(shè)備檔案借閱登記表上所列的檔案名稱清點檔案數(shù)量，確認后簽名，借出設(shè)備檔案。

（五）設(shè)備檔案歸還

借閱人將查閱或利用完的設(shè)備檔案，按原樣折疊好，排好序退還。經(jīng)檔案管理員清點無誤后借閱人方可離去。

設(shè)備管理制度設(shè)計工廠

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