國(guó)家教育委員會(huì)關(guān)于發(fā)布《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》、《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》的通知   教辦[1993] 429號(hào)

高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法

第一章 編制說(shuō)明

一、編制目的為了適應(yīng)高等學(xué)校檔案工作日益發(fā)展的需要，統(tǒng)一全國(guó)高等學(xué)校的檔案實(shí)體分類，實(shí)現(xiàn)高等學(xué)校檔案實(shí)體分類、編號(hào)、排架、檢索的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，達(dá)到加強(qiáng)高等學(xué)校檔案和檔案工作的科學(xué)管理，促進(jìn)整體業(yè)務(wù)建設(shè)的深化，充分發(fā)揮高校檔案的作用，更好地為學(xué)校工作和社會(huì)主義建設(shè)服務(wù)，特編制本法。

二、編制原則本法的編制，以辯證唯物主義為指導(dǎo)，引入系統(tǒng)論的觀點(diǎn)和現(xiàn)代化管理的方法，源于實(shí)踐，高于實(shí)踐，把高等學(xué)校檔案工作的歷史、現(xiàn)狀和發(fā)展前景結(jié)合起來(lái)，具有較強(qiáng)的思想性，科學(xué)性和適用性。（一）體現(xiàn)思想性檔案工作是黨性、政治性很強(qiáng)的工作。高等學(xué)校檔案實(shí)體分類的體系結(jié)構(gòu)、類目設(shè)置、序列編排，都必須以辯證唯物主義為指導(dǎo)，以國(guó)家的有關(guān)檔案工作的法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)。要堅(jiān)持黨的一個(gè)中心，兩個(gè)基本點(diǎn)的基本路線的原則精神，從實(shí)際出發(fā)，突出教學(xué)、科研檔案在高等學(xué)校檔案中的中心地位，黨政管理檔案統(tǒng)率全局的作用，力求反映新時(shí)期高等學(xué)校職能活動(dòng)的新情況、新特點(diǎn)。（二）符合科學(xué)性本法規(guī)定的各項(xiàng)內(nèi)容，既要實(shí)事求是，符合高等學(xué)校檔案工作的實(shí)際，又要遵循檔案學(xué)基礎(chǔ)理論和形式邏輯原則，在理論與實(shí)踐的結(jié)合方面，有較強(qiáng)的科學(xué)性，力求有所發(fā)展，有所創(chuàng)新。1．采用高等學(xué)校檔案這一綜合概念，以高等學(xué)校全部檔案為對(duì)象，按照高校檔案形成的領(lǐng)域范疇將形成于同一活動(dòng)領(lǐng)域的檔案作為一個(gè)整體歸人相同的類別。2．在充分反映高等學(xué)校檔案的形成規(guī)律和內(nèi)容、特點(diǎn)的前提下，確定統(tǒng)一的實(shí)體分類體系，把同一門類檔案的管理性和業(yè)務(wù)性材料集中在一起，適度注意與《中國(guó)檔案分類法教育檔案分類表（即信息分類）》體系的協(xié)調(diào)。3．類目設(shè)置必須有相對(duì)穩(wěn)定性。不受偶然因素、短期行為的影響，在較長(zhǎng)時(shí)期內(nèi)不隨意改變。4．類目排列，檔號(hào)結(jié)構(gòu)的確定須符合邏輯原則。要充分考慮到高等學(xué)校檔案記述和反映事物的本質(zhì)屬性和非本質(zhì)屬性的不同，嚴(yán)格按從總到分，從一般到具體的原則劃分，做到各類之間，各類相同級(jí)位之間的劃分標(biāo)準(zhǔn)一致。下位類目的外延之和，等于上位類目的外延，同位類目之間界限清楚，不互相交*和包容。（三）重視適用性本法采用多元，靈活的處理方法，在強(qiáng)調(diào)大的原則統(tǒng)一的同時(shí)，照顧不同類型、規(guī)模、層次院校的特點(diǎn)，根據(jù)各校檔案實(shí)際情況和 發(fā)展水平，給各校在類目設(shè)置、序列編排、上架檢索等方面以較多的自由度，留有較大的余地。為了方便掌握使用，本法在類目名稱、檔號(hào)模式、標(biāo)識(shí)符號(hào)等方面，力求做到準(zhǔn)確、簡(jiǎn)明、易懂、好記。三、體系結(jié)構(gòu)本法由編制說(shuō)明和主表兩部分組成。編制說(shuō)明是本法的編制目的、編制原則、體系結(jié)構(gòu)、類目設(shè)置、檔號(hào)模式、標(biāo)識(shí)符號(hào)以及若干重要問(wèn)題的說(shuō)明，是使用本表的指南。主表由類目、標(biāo)識(shí)符號(hào)、注釋等組成。（一）一級(jí)類目的劃分與標(biāo)識(shí)一級(jí)類目是高等學(xué)校檔案實(shí)體分類的最高層位。根據(jù)高等學(xué)校檔案產(chǎn)生的領(lǐng)域范疇，結(jié)合檔案記述的內(nèi)容性質(zhì)，確定為十個(gè)一級(jí)類目，其名稱、標(biāo)識(shí)符號(hào)和主要內(nèi)容如下：DQ黨群主要包括學(xué)校黨群部門在工作中形成的文件材料。XZ行政主要包括行政職能部門（教務(wù)、科研、開(kāi)發(fā)、基建、設(shè)備、外事、財(cái)務(wù)等部門除外）工作中形成的文件材料。JX教學(xué)主要包括教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)中形成的文件材料。KY科學(xué)研究主要包括科學(xué)研究管理和科研實(shí)踐活動(dòng)過(guò)程中形成的文件材料。CP產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開(kāi)發(fā)主要包括產(chǎn)品生產(chǎn)、科技開(kāi)發(fā)管理及活動(dòng)過(guò)程中形成的文件材料。JJ基本建設(shè)主要包括基本建設(shè)管理和項(xiàng)目建設(shè)中形成的文件材料。SB儀器設(shè)備主要包括儀器設(shè)備工作管理和儀器設(shè)備申請(qǐng)購(gòu)置、開(kāi)箱驗(yàn)收、安裝調(diào)試、管理使用、維修改造、申請(qǐng)報(bào)廢等各個(gè)環(huán)節(jié)中形成的文件材料。CB出版主要包括出版工作管理和出版活動(dòng)過(guò)程中形成的文件材料。WS外事主要包括外事工作管理和外事活動(dòng)中形成的各種文件材料。CK財(cái)會(huì)主要包括財(cái)務(wù)工作管理和會(huì)計(jì)核算活動(dòng)中形成的文件材料。一級(jí)類目的標(biāo)識(shí)，采用類目名稱主詞的漢語(yǔ)拼音的第一個(gè)字母，如：XZ即xing zheng（行政）的簡(jiǎn)稱。（二）二級(jí)類目的設(shè)置和標(biāo)識(shí)二級(jí)類目是對(duì)一級(jí)類目的細(xì)分。細(xì)分的標(biāo)準(zhǔn)是根據(jù)該類檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，結(jié)合檔案記述和反映的內(nèi)容性質(zhì)，進(jìn)行設(shè)置。設(shè)置的標(biāo)準(zhǔn)，在大的原則統(tǒng)一的情況下，各?？梢暰唧w情況對(duì)隨機(jī)類目進(jìn)行選擇。例如：科學(xué)研究的二級(jí)類目，本法只規(guī)定按學(xué)科或?qū)I(yè)或項(xiàng)目設(shè)置，具體到一個(gè)檔案館（室）如何選擇，由各校自定。產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開(kāi)發(fā)、基本建設(shè)、儀器設(shè)備的二級(jí)類目設(shè)置，亦依此辦法處理，一經(jīng)確定，不得隨意變動(dòng)。二級(jí)類目的標(biāo)識(shí)，采用雙位制。如：綜合為11，其余二級(jí)類目依次層累為12、13……99，但10、20……等帶0的數(shù)字不用。（三）三級(jí)類目的擴(kuò)展和標(biāo)識(shí)在二級(jí)類目確定的設(shè)置原則、范圍、方法的基礎(chǔ)上，由各校根據(jù)需要和可能，自行決定是否擴(kuò)展三級(jí)類目，其標(biāo)識(shí)方法與符號(hào)和二級(jí)類目相同。四、檔號(hào)的編制（一〕檔號(hào)：是存取檔案的代號(hào)，排架的依據(jù)，必須反映高等學(xué)校檔案的分類體系和物理位置。（二）檔號(hào)編制的原則：必須符合唯一性、合理性、穩(wěn)定性的要求，即同一檔案部門內(nèi)的檔案不得重號(hào)；方便插卷，使其有充分?jǐn)U展的余地；不能隨意變動(dòng)；能適應(yīng)計(jì)算機(jī)管理的需要，發(fā)揮排架、檢索的雙向功能。（三）檔號(hào)結(jié)構(gòu)、模式和標(biāo)識(shí)：1．檔號(hào)包括年度號(hào)、分類號(hào)、案卷號(hào)三個(gè)部分。年度號(hào)由四位阿拉伯?dāng)?shù)字組成。分類號(hào)是檔號(hào)的主體，一般由一、二級(jí)類目代號(hào)組成，也可僅由一級(jí)類目組成。少數(shù)擴(kuò)展到三級(jí)類目者，還應(yīng)把三級(jí)類目代號(hào)包括進(jìn)去。分類號(hào)究竟包含幾級(jí)類目，由各校自行掌握。比如：黨委會(huì)議記錄的分類號(hào)，由一級(jí)類目組成者力DQ；由二級(jí)類目組成者為DQ11；由三級(jí)類目組成者為DQ11ⅹⅹ案卷號(hào)同樣有特定的含義。它是按所選擇的分類號(hào)中最下位類順序編碼。由于案卷數(shù)量不同，案卷號(hào)可不限級(jí)數(shù)。2．檔號(hào)的模式。本法規(guī)定為：年度號(hào)十分類號(hào)十案卷號(hào)對(duì)于庫(kù)藏有多個(gè)全宗的院校，原則上應(yīng)在年度號(hào)前加全宗號(hào)。標(biāo)識(shí)到文件級(jí)的，還應(yīng)在案卷號(hào)后面加件號(hào)。3．檔號(hào)的標(biāo)識(shí)。采用漢語(yǔ)拼音和阿拉伯?dāng)?shù)字相結(jié)合的混合號(hào)碼制。全宗號(hào)、年度號(hào)、分類號(hào)、案卷號(hào)、件號(hào)之間，用連接符號(hào)一連結(jié)。例如：1990年內(nèi)容是學(xué)籍管理的第23號(hào)卷的檔案，可標(biāo)為：1990一JXl4一23。（四）檔案的實(shí)體排架問(wèn)題：從維護(hù)檔案的整體性和方便查找考慮，可不考慮保管期限。但編定檔號(hào)前，在不影響案卷之間有機(jī)聯(lián)系的前提下，可將永久、長(zhǎng)期排在前面。本法規(guī)定的檔號(hào)模式屬分段開(kāi)放型編號(hào)方法，各校在按檔號(hào)排架時(shí)，可根據(jù)案卷數(shù)量、自身?xiàng)l件，既可按一級(jí)類目——年代縱向排列，也可按年度——類目橫向排列。五、關(guān)于實(shí)體分類中幾個(gè)問(wèn)題處理。（一）關(guān)于聲像載體檔案聲像載體檔案主要包括照片、錄音帶、錄相帶、幻燈片、磁盤、影視膠片、縮微膠片、光盤等不同載體的文件材料。它與紙質(zhì)載體的文件材料同為高等學(xué)校檔案的重要組成部分。隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，電化教學(xué)的普及，管理自動(dòng)化程度的提高，其數(shù)量越來(lái)越多，重要性越來(lái)越明顯。從當(dāng)前高校聲像載體檔案歸檔的內(nèi)容看，基本不超出十個(gè)一級(jí)類目的范圍，故暫不將它與十個(gè)一級(jí)類目井列，但由于載體和幅面尺寸（類型）不同，保管要求不同，擬作特殊處理：按載體類型分別單獨(dú)編號(hào)排架，同時(shí)注明與相應(yīng)載體檔案的參照號(hào)。其編號(hào)模式為：年度號(hào)十聲像檔案代號(hào)（SX）＋載體代號(hào)（代碼）＋保管單位號(hào)保管單位是聲像檔案最低限度的數(shù)量詞，可以是卷、冊(cè)、盒，也可以是張、件。例如：某中央領(lǐng)導(dǎo)同志1990年來(lái)校視察，照片冊(cè)序號(hào)是23，錄像帶序號(hào)是102，則可分別標(biāo)引為：1990一SX12一231990一SX13一102CB15音像出版類檔案中的聲像載體材料，亦依此辦法處理。（二）關(guān)于教學(xué)類檔案類目的劃分教學(xué)類檔案是高校檔案中數(shù)量最多的一部分?？紤]到不同規(guī)模、類型學(xué)校的差異性，為保持其有機(jī)聯(lián)系和便于管理、利用，在二級(jí)類目的設(shè)置上采用了二種分類方案，供各校根據(jù)實(shí)際情況選擇。但一個(gè)學(xué)校只能選一種，并保持穩(wěn)定。（三）關(guān)于外事檔案問(wèn)題外事檔案有其特殊形成規(guī)律，而且內(nèi)容涉及學(xué)校工作的各個(gè)方面，其他九個(gè)一級(jí)類目都包含有涉外內(nèi)容，從維護(hù)檔案的有機(jī)聯(lián)系和查找利用方便考慮，將各種涉外文件材料集中起來(lái)，單獨(dú)設(shè)立了外事一級(jí)類目。其中考慮到國(guó)際合作與會(huì)議、外國(guó)留學(xué)生工作的檔案數(shù)量較多，價(jià)值和重要程度較高，有其特殊性，在二級(jí)類目中增設(shè)了國(guó)際合作與會(huì)議、外國(guó)留學(xué)生工作。（四）關(guān)于納入管理的人事檔案的分類編號(hào)按1991年4月2日中央組織部、國(guó)家檔案局聯(lián)合發(fā)布的組通字［1991」第13號(hào)文件，即《關(guān)于印發(fā)〈干部檔案管理工作條例〉的通知》辦理，本法不另作規(guī)定。（五）關(guān)于人物檔案、教師業(yè)務(wù)檔案和其他特殊類型的檔案的列類問(wèn)題：由各校根據(jù)本法的上述原則、內(nèi)容、方法自行決定。

第二章 主表

DQ黨群11黨務(wù)綜合分黨委、總支、直屬支部綜合材料入此。12紀(jì)檢13組織14宣傳教育15統(tǒng)戰(zhàn)民主黨派材料入此。16工會(huì)婦女工作材料入此。17團(tuán)委學(xué)生社團(tuán)材料入此。XZ行政11綜合教職工代表大會(huì)和院、系、所等單位綜合材料入此。12人事師資培養(yǎng)材料入此。13監(jiān)察審計(jì)14武裝保衛(wèi)15總務(wù)16檔案、圖書、文博JX教學(xué)工作11綜合學(xué)生運(yùn)動(dòng)會(huì)、教學(xué)評(píng)估、優(yōu)秀教學(xué)評(píng)獎(jiǎng)材料入此。12學(xué)科與實(shí)驗(yàn)室建設(shè)專業(yè)設(shè)置入此。13招生14學(xué)籍管理學(xué)生獎(jiǎng)懲材料入此。15課堂教學(xué)與教學(xué)實(shí)踐16學(xué)位17畢業(yè)生畢業(yè)生信息反饋工作入此。18教材注：此類二級(jí)類目的劃分，也可以來(lái)用以下分類方法：11綜合12研究生教育13全日制本、專科教育14成人教育KY科學(xué)研究11綜合科研經(jīng)費(fèi)管理、學(xué)術(shù)活動(dòng)材料入此。［12］按學(xué)科或?qū)I(yè)或項(xiàng)目設(shè)置類目CP產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開(kāi)發(fā)11綜合［12］按產(chǎn)品種類或項(xiàng)目設(shè)置類目JJ基本建設(shè)11綜合［12］按單項(xiàng)工程設(shè)置類目SB儀器設(shè)備11綜合[12]按儀器設(shè)備種類或型號(hào)設(shè)置類目CB出版11綜合12報(bào)紙13刊物14書稿15音像WS外事11綜合12出國(guó)（境）國(guó)際合作與會(huì)議材料入WS l4。13來(lái)校外國(guó)留學(xué)生工作材料人WS15。國(guó)際合作與會(huì)議材料入WS14。14國(guó)際合作與會(huì)議15外國(guó)留學(xué)生工作CK財(cái)會(huì)11綜合12會(huì)計(jì)報(bào)表13會(huì)計(jì)帳簿14會(huì)計(jì)憑證15工資清冊(cè)獎(jiǎng)金，助學(xué)金入此。注：[]代表隨機(jī)符號(hào)附：SX聲像12照片13錄音帶14錄像帶15幻燈片16磁盤17影視膠片18縮微膠片19光盤附加說(shuō)明：本標(biāo)準(zhǔn)由全國(guó)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)委員會(huì)提出。本標(biāo)準(zhǔn)起草單位：國(guó)家教委辦公廳。本標(biāo)準(zhǔn)主要起草人：包世同 楊文海 陳光復(fù) 車同樂(lè)石 穎 吳仁國(guó)中華人民共和國(guó)國(guó)家檔案局1995一06一12批準(zhǔn)1995-10-01實(shí)施

第二部分  高等學(xué)校檔案工作規(guī)范

第一章    編   制   說(shuō)   明

一、為了適應(yīng)高等學(xué)校檔案工作的發(fā)展和管理現(xiàn)代化的需要，實(shí)現(xiàn)高校檔案業(yè)務(wù)建設(shè)各個(gè)環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化,提高檔案干部的政治、業(yè)務(wù)素質(zhì)，加強(qiáng)對(duì)高校檔案工作的監(jiān)督、指導(dǎo)，更好地開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源，有效地為高校和社會(huì)主義建設(shè)服務(wù)，特編制本規(guī)范。

二、本規(guī)范以辯證唯物主義和檔案學(xué)基本理論為指導(dǎo)，以檔案工作的法律、法規(guī)、規(guī)章為依據(jù)，引入系統(tǒng)論的觀點(diǎn)和現(xiàn)代化管理的方法，把高校檔案工作的歷史、現(xiàn)狀和發(fā)展前景結(jié)合起來(lái)，充分吸取我國(guó)高校檔案工作數(shù)十年發(fā)展的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，源于實(shí)踐，高于實(shí)踐，既尊重歷史,又有所創(chuàng)新;既突出共性，又照顧個(gè)性;既統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，又靈活運(yùn)用。

三、本規(guī)范是一個(gè)較重大的系統(tǒng)工程,涉及面廣，熔法律、法規(guī)、規(guī)章、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、實(shí)施細(xì)則于一爐，把檔案基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)、業(yè)務(wù)工作組織標(biāo)準(zhǔn)、管理工作程序標(biāo)準(zhǔn)和現(xiàn)代化設(shè)施技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)結(jié)合用到規(guī)范中，使之符合高等學(xué)校檔案工作的現(xiàn)實(shí)需要和長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

四、規(guī)范是《中華人民共和國(guó)檔案法》及其實(shí)施辦法、《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》的某些重要原則的具體化。上述法規(guī)屬宏觀、原則、概括的導(dǎo)向，偏重于 做什么；規(guī)范則是根據(jù)高等學(xué)校檔案工作的規(guī)律和特點(diǎn)，進(jìn)行微觀、具體、量化的落實(shí)，偏重于怎樣做。

五、本規(guī)范與《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》配套使用，互為補(bǔ)充。引入、采用高等學(xué)校檔案這一綜合概念，編制了偏重于業(yè)務(wù)工作組織標(biāo)準(zhǔn)的總體規(guī)范《高等學(xué)校檔案部門業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》；同時(shí)，根據(jù)檔案產(chǎn)生的領(lǐng)域范疇，結(jié)合檔案記述的內(nèi)容性質(zhì)，按黨群、行政管理、教學(xué)、科學(xué)研究、產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開(kāi)發(fā)、基本建設(shè)、儀器設(shè)備、出版、外事、財(cái)會(huì)十個(gè)一級(jí)類目設(shè)10個(gè)具體工作規(guī)范。聲像載體檔案由于其載體和幅面尺寸不同，有特殊的形成規(guī)律、內(nèi)容特點(diǎn)和特殊的管理要求，我們?yōu)樗鼏为?dú)列出工作規(guī)范。

六、本規(guī)范的體例。除總體的業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范外，每個(gè)門類的工作規(guī)范均包括九個(gè)大項(xiàng)、四個(gè)附件。

九個(gè)大項(xiàng)是：

l、引言

2、主題內(nèi)容

3、引用標(biāo)誰(shuí)

4、檔案工作的基本原則

5、歸檔范圍的確定

6、文件材料的部門立卷和歸檔流程

7、檔案的管理

8、檔案開(kāi)發(fā)利用的主要內(nèi)容和方法

9、檔案工作的各級(jí)崗位責(zé)任制

四個(gè)附件是:

l、歸檔范圍和保管期限表

2、二級(jí)類目代號(hào)簡(jiǎn)表

3、案卷(裝具)規(guī)格

4、常用表格、卡片

本規(guī)范依據(jù)的是已發(fā)布的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)又考慮高校的實(shí)際，九大項(xiàng)中，歸檔范圍、文件材料的部門立卷和歸檔流程兩大項(xiàng)最能體現(xiàn)高校該門類檔案的特色，其余有的部分如檔案的管理等屬于共性的，或《高等學(xué)校檔案部門業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》己有明確規(guī)定的，則從簡(jiǎn)，標(biāo)明見(jiàn)該規(guī)范的某條某款。

七、本規(guī)范編寫中，我們對(duì)一些重大的技術(shù)問(wèn)題是這樣處理的：

1、關(guān)于交叉問(wèn)題的處理:

我們的原則是，各門類檔案關(guān)系密切的管理文件，除涉及全校，全局的外，一般歸入相應(yīng)門類檔案保存；各門類檔案中，除密不可分配套的聲像材料外，其余均歸入聲像檔案單獨(dú)保存，在編號(hào)上用參見(jiàn)號(hào)的方式相互呼應(yīng)，以方便查找利用。這樣一來(lái)，行政管理類檔案中，除綜合性的外，教學(xué)(包括教務(wù)、研究生、成人教育)、科研、產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開(kāi)發(fā)、基建、設(shè)備、出版、外事、財(cái)會(huì)等方面管理工作的文件材料就歸入了相應(yīng)各類，保持各類的相對(duì)的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，顯得更加科學(xué)，更便于管理和查找利用。對(duì)不設(shè)分室而對(duì)部分門類檔案實(shí)行二級(jí)管理問(wèn)題，尚需實(shí)踐，宜慎重處理。

2、分類編號(hào)問(wèn)題的處理:

分類編號(hào)一是檢索分類號(hào)，一是實(shí)體分類號(hào)，前者主要供分類標(biāo)引，后者主要供組織館藏。從理論上講，二者應(yīng)該有聯(lián)系，也有區(qū)別。檢索(信息)分類號(hào)，國(guó)家教委組織編制的《中國(guó)檔案分類法——教育檔案分類表》，已作了規(guī)定。實(shí)體(排架)分類號(hào)，按國(guó)家教委組織編制的《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》處理。充分考慮高校檔案工作的歷史、現(xiàn)狀和未來(lái)，考慮這些年來(lái)檔案學(xué)理論和實(shí)踐的發(fā)展，考慮到國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的新要求，既科學(xué)又實(shí)在，既簡(jiǎn)明又概括。歸納起來(lái)，主要是這么幾層意思:

A、根據(jù)各類檔案的領(lǐng)域范疇、形成規(guī)律和內(nèi)容特點(diǎn)，溶類目體系和歸檔范圍為一體，分別編制用于檔號(hào)的二級(jí)類目代號(hào)簡(jiǎn)表；B、分類號(hào)由一級(jí)類目代號(hào)和二級(jí)有類目代號(hào)組成；C、從一個(gè)學(xué)校檔案部門最好用統(tǒng)一的檔號(hào)模式的認(rèn)識(shí)出發(fā)，在比較了國(guó)內(nèi)通行的文書檔案和科技檔案的檔號(hào)內(nèi)涵之后，確定檔號(hào) = 年度號(hào)十 分類號(hào) 十 案卷號(hào)。這只是一般而言，如一個(gè)檔案部門有多個(gè)全宗的，原則上還應(yīng)在前后加上全宗號(hào)和件號(hào)。

3、關(guān)于排架問(wèn)題的處理:

在編定檔號(hào)之后，一律按檔號(hào)排架，而不是通常的按保管期限排架?！兑?guī)范》在考慮了高等學(xué)校檔案的歸宿，它的成套性特點(diǎn)，它們彼此之間的有機(jī)聯(lián)系之后，大膽在一個(gè)卷內(nèi)把文件材料劃定不同的保管期限，在不影響自然形成規(guī)律的情況下按永久、長(zhǎng)期、短期順序排列。將來(lái)鑒定時(shí)，只需把該銷毀的部分清出來(lái)即可，這樣既方便插卷調(diào)整，又不缺號(hào)，不空檔。

4、關(guān)于常用表格、卡片和案卷(裝具)規(guī)格問(wèn)題的處理:

我們的原則是少而精,各類檔案的案卷(裝具)、表格、卡片、從通用、節(jié)約、方便、易懂考慮，其規(guī)格尺寸都應(yīng)既符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，又能體現(xiàn)高校特點(diǎn)。能通用者盡量通用，有特殊要求者從嚴(yán)控制。本規(guī)范所列的這些案卷(裝具)、表格、卡片，由高校檔案部門自行決定采用。

第二章   高等學(xué)校檔案部門業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范

1.引言

1.1為了加強(qiáng)高等學(xué)校檔案部門的業(yè)務(wù)建設(shè)，做到門類齊全，結(jié)構(gòu)合理，管理科學(xué)，有效服務(wù)，必須實(shí)行目標(biāo)管理，使檔案工作各個(gè)環(huán)節(jié)規(guī)范化，提高管理水平，更有效地保護(hù)及利用檔案，為學(xué)校和社會(huì)服務(wù)。根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》和國(guó)家教委《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》等法律、法規(guī)和規(guī)章制訂本規(guī)范。

1.2本規(guī)范為評(píng)估學(xué)校檔案工作的重要依據(jù)之一。

1.3本規(guī)范適用于高等學(xué)校檔案部門。中等職業(yè)技術(shù)學(xué)校可參照?qǐng)?zhí)行。

2.高等學(xué)校檔案工作的基本原則

2.1高等學(xué)校在教學(xué)、科研、黨政管理和其他各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同載體的文件材料、均屬高等學(xué)校檔案。

2.2高等學(xué)校檔案工作是辦好學(xué)校的重要基礎(chǔ)工作之一，也是衡量學(xué)校教育質(zhì)量和管理水平的一個(gè)重要標(biāo)志，檔案工作應(yīng)是學(xué)校評(píng)估的重要內(nèi)容之一。

2.3高等學(xué)校檔案必須實(shí)行集中統(tǒng)一管理,確保完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全,便于開(kāi)發(fā)利用。

2.4高等學(xué)校應(yīng)嚴(yán)格實(shí)行部門立卷歸檔制度，逐步做到三納入、四同步:納入學(xué)校計(jì)劃和規(guī)劃，納入管理制度，納入有關(guān)人員的職責(zé)范圍;在布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收各項(xiàng)工作的同時(shí)，布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收檔案工作。

2.5高等學(xué)校應(yīng)有一位校領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作,各立卷部門要有一位負(fù)責(zé)人分管本單位的檔案工作，并確定適當(dāng)?shù)膶?兼)職檔案干部具體承辦。

2.6高等學(xué)校要把檔案工作列入學(xué)校計(jì)劃，在人員、經(jīng)費(fèi)、庫(kù)房、設(shè)備各方面給予保證。

2.7高等學(xué)校檔案工作要努力從經(jīng)驗(yàn)管理轉(zhuǎn)向科學(xué)管理，逐步采用先進(jìn)技術(shù),大力開(kāi)發(fā)檔案信息資源，滿足學(xué)校和社會(huì)的需要。

3.高等學(xué)校檔案部門的任務(wù)

3.1貫徹執(zhí)行國(guó)家關(guān)于檔案工作的政策法規(guī)，規(guī)劃全校檔案工作。

3.2制訂本校檔案工作規(guī)章制度，監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查執(zhí)行情況。

3.3負(fù)責(zé)收集、征集、整理、分類、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)全校各類檔案及有關(guān)資料。3.4開(kāi)展檔案的開(kāi)放和利用工作。

3.5參加信息工作的整體化建設(shè)，負(fù)責(zé)編輯檔案參考資料，編制檢索工具，積極開(kāi)發(fā)檔案信息資源。

3.6參加檔案工作協(xié)作、學(xué)術(shù)研究和交流活動(dòng)。

3.7培訓(xùn)全校專(兼)職檔案工作人員。

3.8開(kāi)展檔案宣傳工作和利用者教育活動(dòng)。

3.9完成學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他任務(wù)。

4.高等學(xué)校檔案部門的制度建設(shè)

4.1綜合性的規(guī)章制度，包括各種綜合性的實(shí)施辦法、細(xì)則、規(guī)定。

4.2立卷歸檔制度，包括校內(nèi)各部門立卷要求，各種門類和載體的檔案歸檔范圍、歸檔時(shí)間和歸檔辦法。

4.3檔案保管制度，包括檔案的安全保護(hù)和庫(kù)房、設(shè)備管理措施。

4.4檔案的保密、保衛(wèi)制度，包括檔案的保密、保衛(wèi)措施和對(duì)檔案人員的相應(yīng)要求。

4.5檔案統(tǒng)計(jì)制度，包括統(tǒng)計(jì)時(shí)間、項(xiàng)目、內(nèi)容、辦法。

4.6開(kāi)放檔案的利用制度，包括確定檔案開(kāi)放與控制使用的具體范圍和開(kāi)放檔案的管理辦法等。

4.7未開(kāi)放檔案的利用制度，包括利用手續(xù)、方式、要求、批準(zhǔn)權(quán)限和管理辦法等。

4.8檔案的鑒定制度，包括鑒定范圍、組織、辦法、程序、手續(xù)等。

4.9檔案部門及下屬科室負(fù)責(zé)人、全體人員的崗位責(zé)任制度，包括目標(biāo)、職責(zé)、權(quán)限、任務(wù)、考核、獎(jiǎng)懲措施等。

5.高等學(xué)校檔案干部素質(zhì)要求

5.1高等學(xué)校檔案部門應(yīng)配備政治上可靠、具有高中以上(大部分應(yīng)為大專以上)文化水平和一定專業(yè)知識(shí)、年齡結(jié)構(gòu)合理、數(shù)量足夠的檔案干部。

5.2高等學(xué)校檔案干部要努力學(xué)習(xí)馬列主義、毛澤東思想，堅(jiān)持四項(xiàng)基本原則，執(zhí)行黨和國(guó)家方針政策，公正廉潔、嚴(yán)守黨和國(guó)家機(jī)密。

5.3高等學(xué)校檔案干部要熱愛(ài)檔案專業(yè)，忠于職守、埋頭苦于，全心全意為人民服務(wù)。

5.4高等學(xué)校檔案干部要認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識(shí)，管理科學(xué)知識(shí)，還要學(xué)習(xí)自然科學(xué)、社會(huì)科學(xué)方面的知識(shí)，刻苦鉆研業(yè)務(wù)，以保證工作的順利進(jìn)行。

5.5各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)為檔案干部提高政治、業(yè)務(wù)素質(zhì)和經(jīng)濟(jì)待遇創(chuàng)造條件，關(guān)心他們的思想、工作、生活。檔案干部應(yīng)相對(duì)穩(wěn)定，一般不要輕易調(diào)離檔案部門。

6.檔案的收集

6.1收集范圍

6.1.1學(xué)校在教學(xué)、科研、管理各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的對(duì)學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同載體的文件材料:

6.1.1.1《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》規(guī)定應(yīng)歸檔的黨群、行政、教學(xué)、科研、產(chǎn)品生產(chǎn)和科技開(kāi)發(fā)、基本建設(shè)、儀器設(shè)備、出版、外事、財(cái)會(huì)十大類文件材料；

6.1.1.2反映學(xué)校工作和活動(dòng)的有保存價(jià)值的聲像載體材料；

6.1.1.3征集國(guó)內(nèi)外與學(xué)校有關(guān)的各種具有保存價(jià)值的其他材料；

6.1.1.4校內(nèi)個(gè)人在其非職務(wù)活動(dòng)中形成的文件材料,可按征集、代管、捐贈(zèng)的方式處理。

6.1.2建國(guó)前學(xué)校的各類檔案。

6.1.3并入學(xué)校的單位的檔案。

6.1.4上級(jí)決定由本館(室)保管的撤銷單位的檔案。

6.2立卷歸檔分工

6.2.1部門、課題組立卷歸檔是高校檔案工作的基本制度和基礎(chǔ)，各部門必須分工明確，協(xié)同配合。

6.2.2學(xué)校分管某個(gè)方面工作的校領(lǐng)導(dǎo)，各部門分管檔案工作的負(fù)責(zé)人，都應(yīng)把涉及相應(yīng)的范圍的檔案工作列入自己的職責(zé)范圍，督促有關(guān)部門、有關(guān)人員認(rèn)真做好工作。

6.2.3全校性、綜合性的由黨委辦公室、校長(zhǎng)辦公室負(fù)責(zé)立卷歸檔。其余按職能部門分工負(fù)責(zé)相應(yīng)門類的立卷歸檔。

6.2.4立卷歸檔涉及多個(gè)部門的大類，由一個(gè)或幾個(gè)主要職能部門歸口，其他部門可向它們集中或靠攏。

6.3案卷的質(zhì)量要求

6.3.1各門類檔案的質(zhì)量要求，總的是:遵循文件材料的形成規(guī)律，保持彼此之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同價(jià)值，便于保管和利用。

6.3.2卷內(nèi)文件材料必須準(zhǔn)確反映高等學(xué)校教學(xué)、科研和管理活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容,手續(xù)完備，制作和書寫材料利于長(zhǎng)期保存。

6.3.3管理內(nèi)容的檔案按問(wèn)題、時(shí)間或重要程度排列,要注意密不可分的材料排列順序:批復(fù)在前,請(qǐng)示在后；正件在前,附件在后；印件在前,定稿在后；定稿在前,歷次重要討論稿在后；結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后。

6.3.4專題性、成套性檔案(含教學(xué)、科研、產(chǎn)品與科技開(kāi)發(fā)、基建、設(shè)備、出版檔案)按階段、結(jié)構(gòu)、部件等分別組卷。具體請(qǐng)參閱各工作規(guī)范。

6.3.5在充分照顧前述原則和不影響文件的有機(jī)聯(lián)系情況下,同一內(nèi)容的卷內(nèi)文件可按永久、長(zhǎng)期、短期先后排。

6.3.5.1確定文件材料的保存價(jià)值，要根據(jù)學(xué)校工作需要和為國(guó)家積累歷史文化財(cái)富的需要，準(zhǔn)確進(jìn)行判斷:凡反映學(xué)校主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌，對(duì)本校、國(guó)家建設(shè)、歷史研究有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的，列為永久保管；凡反映學(xué)校一般工作活動(dòng)，在長(zhǎng)期內(nèi)對(duì)學(xué)校和社會(huì)有查考利用價(jià)值的，列為長(zhǎng)期保管；凡在較短時(shí)期內(nèi)對(duì)學(xué)校工作有查考價(jià)值的，列為短期保管。

6.3.5.2對(duì)上級(jí)發(fā)來(lái)的文電，除少數(shù)直接針對(duì)本校,并要執(zhí)行的重要文件,應(yīng)永久保管外；其余多數(shù)為長(zhǎng)期、短期保管。

6.3.6卷內(nèi)文件要求文字材料在前,圖樣在后。圖樣按目錄或圖號(hào)排列,配套的特殊載體的文字材料按有關(guān)規(guī)定整理。

6.3.7立卷視文件材料數(shù)量的多寡進(jìn)行。當(dāng)同一問(wèn)題的文件多時(shí)，可采用硬卷皮成卷或單份裝訂，一般不超過(guò)200頁(yè);當(dāng)間題單一，文件較少，又不便一起歸類時(shí)，可立薄卷。

6.3.8卷內(nèi)文件材料按順序排好后,裝訂的案卷無(wú)論單面或雙面,只要是書寫的文件材料，均應(yīng)依次在非裝訂線一側(cè)下角編頁(yè)號(hào);不裝訂的案卷，應(yīng)在卷內(nèi)每份文件材料右上方加蓋有單位名稱、檔號(hào)、件號(hào)的戳記，并逐項(xiàng)填寫。

6.3.9每個(gè)案卷必須按規(guī)定格式逐件填寫卷內(nèi)目錄，對(duì)文件材料原有題名不要隨意更改和簡(jiǎn)化，若原有題名無(wú)實(shí)質(zhì)內(nèi)容或無(wú)題名的，要重新擬定并在前后加[ ]。沒(méi)有責(zé)任者、年、月、日的文件,要考證清楚，及時(shí)補(bǔ)上。會(huì)議記錄應(yīng)概括出主要內(nèi)容。聲像材料應(yīng)按規(guī)定內(nèi)容標(biāo)出與紙質(zhì)載體、不同聲像載體之間的參見(jiàn)號(hào)。6.3.10卷內(nèi)文件材料情況說(shuō)明，應(yīng)填在備考表內(nèi)。若無(wú)說(shuō)明,也應(yīng)將立卷人、檢查人姓名、時(shí)間寫上。檢查人應(yīng)是立卷單位負(fù)責(zé)人。

6.3.11案卷題名應(yīng)簡(jiǎn)明確切，體式一致。一般包括主要責(zé)任者、內(nèi)容、名稱(文種)等。部份案卷題名可以是項(xiàng)目的名稱代字、代號(hào)及其組件、部件、階段的代號(hào)和名稱。一般寫在卷面，不超過(guò)50字。

6.3.12要去掉卷內(nèi)文件上的金屬物,托裱破損文件,字跡稍模糊的應(yīng)復(fù)制與原件放在一起。裝訂用三孔一線，不裝訂的案卷，應(yīng)按標(biāo)準(zhǔn)用細(xì)線逐件裝訂。

6.3.13除有特殊要求的外，檔案的案卷格式和各種表格、卡片的內(nèi)容、規(guī)格、用紙應(yīng)統(tǒng)一。卷皮一般用250克以上較厚實(shí)的牛皮紙制成的全封閉式，規(guī)格為300毫米×220毫米，厚度由各校自定，一般為10、15、20、30、40、50、60毫米或自定;表格用紙為260毫米×185毫米，卡片為125毫米 ×75毫米，用70克以上的白色書寫紙。某些特殊規(guī)格以國(guó)家制定的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)為準(zhǔn)。

6.4歸檔時(shí)間和手續(xù)

6.4.1黨政部門和能按年度歸檔的部門在次年六月底以前歸檔。

6.4.2教學(xué)部門和能按教學(xué)年度歸檔的部門應(yīng)在次年寒假前歸檔。

6.4.3科研、基建項(xiàng)目和專題性、成套性檔案，在項(xiàng)目完成通過(guò)鑒定驗(yàn)收后兩個(gè)月內(nèi)歸檔。

6.4.4隨時(shí)接收上級(jí)規(guī)定應(yīng)接收的檔案。

6.4.5接收檔案必須履行手續(xù)，填寫移交清冊(cè),一式二份，寫明案卷標(biāo)題,卷內(nèi)文件頁(yè)數(shù)，案卷數(shù)量，移交時(shí)間，交接雙方要簽名蓋章。

7.檔案的整理

7.1劃分全宗

7.1.1檔案必須按全宗整理，同一個(gè)全宗的檔案不能分散，不同全宗的檔案不能混雜。

7.1.2建國(guó)前檔案有兩個(gè)以上全宗的，按全宗分別整理。

7.1.3建國(guó)后各校形成的包括各門類和載體的檔案，全宗名稱不因?qū)W校名稱變動(dòng)而改變。

7.2檔案的分類、編號(hào)、排架

7.2.1檔案分類編號(hào)是在文件收集齊全的基礎(chǔ)上，按一定原則和屬性逐卷分別歸類編號(hào)。有檢索分類號(hào)和實(shí)體分類號(hào)(檔號(hào))。

7.2.2檢索分類是按專題、類別，系統(tǒng)揭示檔案內(nèi)容，屬大范圍組織檢索工具的分類，其編號(hào)按《中國(guó)檔案分類法——教育檔案分類表》確定。

7.2.3實(shí)體分類是以全宗為單位按檔案產(chǎn)生的領(lǐng)域范疇，結(jié)合記述的內(nèi)容性質(zhì)，對(duì)庫(kù)存檔案整理、編號(hào)，排架組織館藏。

7.2.4檔案實(shí)體按檔號(hào)順序排架。檔號(hào)一般是各類檔案的最下位類目順序編碼。年度為自然年度或教學(xué)年度，按各類規(guī)范要求確定。

7.2.5檔案分類、編號(hào)、排架，一經(jīng)確定，不可隨意變動(dòng)。

7.3檔案檢索工具的編制

7.3.1案卷目錄應(yīng)根據(jù)不同門類檔案的具體情況分年度編制，做到不出現(xiàn)重復(fù)的檔號(hào)。

7.3.2從實(shí)際出發(fā)逐步編制配套的其他檢索和參考工具:檔案館(室)指南、全宗介紹、分類目錄、全引目錄、專題目錄和文件字號(hào)索引，有條件的學(xué)校，還應(yīng)按《檔案著錄規(guī)則》要求編制人物卡片、著錄卡片及資料目錄。

8.檔案的計(jì)算機(jī)管理

8.1檔案部門應(yīng)納入學(xué)校自動(dòng)化信息管理網(wǎng)絡(luò),積極開(kāi)發(fā)和利用國(guó)家教委推薦的、與本規(guī)范配套的計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)，提高開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源的能力。

8.2計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用軟件的配置環(huán)境、機(jī)種選型要和本單位自動(dòng)化信息管理網(wǎng)絡(luò)相一致。最好盡可能選用容量較大、檔次較高的計(jì)算機(jī)，軟件編程語(yǔ)言為關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，輸出設(shè)備為較為先進(jìn)的打字機(jī)。以保證檔案科學(xué)管理的需要和高校教育管理信息系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)要求。

9.檔案的保管

9.1庫(kù)房要求

9.1.1新建的庫(kù)房基本符合國(guó)家檔案局、建設(shè)部發(fā)布的《檔案館庫(kù)房建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》，對(duì)于原有不合格庫(kù)房，應(yīng)按該規(guī)范要求逐步改造。

9.1.2庫(kù)房應(yīng)有防盜、防火、防潮、防塵、防蟲(chóng)、防鼠、防高溫、防強(qiáng)光等設(shè)施。9.1.3庫(kù)房標(biāo)準(zhǔn)溫度為14～24℃，標(biāo)準(zhǔn)相對(duì)濕度為45～60％。

9.2檔案部門應(yīng)納入學(xué)校自動(dòng)化管理系統(tǒng)，根據(jù)工作需要逐步設(shè)置計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、照像(翻拍)機(jī)、錄像機(jī)、去濕機(jī)、空調(diào)機(jī)、吸塵器等。

9.3案卷入庫(kù)時(shí)應(yīng)檢查帳、卡、物是否相符。以全宗為單位，按不同門類、載體、依檔號(hào)順序排列。

9.4案卷應(yīng)依檔號(hào)順序排放，庫(kù)房柜架應(yīng)編順序號(hào)，各柜、各庫(kù)和全館(室)均應(yīng)有檔案資料存放標(biāo)志圖、示意圖。

9.5檔案部門應(yīng)對(duì)檔案的安全定期組織檢查，記錄在案。發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)解決。對(duì)破損、褪變檔案要及時(shí)修補(bǔ)復(fù)制。

9.6聲像載體檔案的保管，按本規(guī)范第四章執(zhí)行。

10.檔案的鑒定和統(tǒng)計(jì)

10.1檔案部門要按規(guī)定進(jìn)行鑒定

10.1.1檔案部門應(yīng)根據(jù)本規(guī)范并結(jié)合國(guó)家有關(guān)保管期限原則規(guī)定，對(duì)已滿期的檔案進(jìn)行鑒定。

10.1.2在分管校長(zhǎng)領(lǐng)導(dǎo)下，檔案部門和有關(guān)部門組成鑒定小組，采用直接鑒定的方法，以一個(gè)年度和一個(gè)項(xiàng)目的成套檔案材料為基礎(chǔ)，按照分工，個(gè)人初鑒，集體審查，對(duì)到期的檔案，提出銷毀或延長(zhǎng)保管期的意見(jiàn)，登記造冊(cè)經(jīng)分管校長(zhǎng)批準(zhǔn)后，方可存毀。

10.1.3銷毀檔案時(shí)必須有兩人監(jiān)銷，并在銷毀清冊(cè)上簽字。

10.2檔案部門要確定專人負(fù)責(zé)統(tǒng)計(jì)。

10.2.1建立健全統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳，掌握檔案的收進(jìn)、整理、利用、移出、銷毀和館(室)內(nèi)各種情況數(shù)據(jù)，按省、市檔案部門和院校主管部門的要求及時(shí)報(bào)送各種報(bào)表。10.2.2按上級(jí)主管部門和學(xué)校要求進(jìn)行定期的綜合或?qū)ｍ?xiàng)統(tǒng)計(jì)分析。

10.2.3對(duì)統(tǒng)計(jì)數(shù)字進(jìn)行綜合分析，找出存在的問(wèn)題，提出改進(jìn)措施、建議，報(bào)告學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)。

11.檔案的開(kāi)放利用

11.1檔案部門人員要熟悉館藏，主動(dòng)提供利用，起好領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門的助手和參謀作用。

11.1.1要充分發(fā)揚(yáng)各校優(yōu)勢(shì),加強(qiáng)內(nèi)外信息的綜合開(kāi)發(fā)利用,發(fā)揮檔案的信息功能，定題跟蹤服務(wù)，提高其社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。

11.1.2館(室)內(nèi)應(yīng)有檢索、閱覽室和復(fù)制設(shè)備，為利用者提供方便。

11.2珍貴檔案應(yīng)以復(fù)制件或縮微片代替原件提供利用。

11.3已建館的學(xué)校，對(duì)館藏檔案,自形成之日起滿三十年的，除未解密或需要控制使用部分外，均應(yīng)按國(guó)家規(guī)定，報(bào)校長(zhǎng)批準(zhǔn)后，分期分批向社會(huì)開(kāi)放，未建館的不向社會(huì)開(kāi)放。其他單位或個(gè)人需利用時(shí)，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)室主任或校辦主任同意后，方可查閱。科技檔案開(kāi)放利用按國(guó)家檔案局、國(guó)家科委《開(kāi)發(fā)利用科學(xué)技術(shù)檔案信息資源暫行辦法》執(zhí)行。涉及重大問(wèn)題和機(jī)密的，還要報(bào)請(qǐng)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

11.3.1對(duì)開(kāi)放的檔案，應(yīng)認(rèn)真審查內(nèi)容，嚴(yán)格區(qū)分開(kāi)放與控制使用的界限。11.3.2利用開(kāi)放檔案，對(duì)國(guó)內(nèi)利用者與臺(tái)灣，香港、澳門同胞及外國(guó)人應(yīng)有不同的要求。

11.3.3開(kāi)放檔案，應(yīng)另編目錄和檢索工具，供利用者檢索。

11.3.4專利成果檔案的利用按《中華人民共和國(guó)專利法》的規(guī)定執(zhí)行。

11.4利用手續(xù)

11.4.1凡利用館(室)藏檔案，均應(yīng)按本館(室)規(guī)定辦理利用手續(xù),填寫《檔案借閱登記簿》，對(duì)校外單位和有關(guān)人員還應(yīng)照國(guó)家規(guī)定收費(fèi)。

11.4.2利用結(jié)束后，利用者應(yīng)如實(shí)填寫《檔案利用效果登記表》，留館(室)存查。

11.4.3對(duì)借出檔案，檔案部門要定期催還，發(fā)現(xiàn)損壞或丟失,應(yīng)寫出書面報(bào)告，根據(jù)不同情況，報(bào)學(xué)校按規(guī)定嚴(yán)肅處理。

12.檔案的編研和學(xué)術(shù)研究

12.1高校檔案部門應(yīng)加強(qiáng)編研工作，對(duì)檔案資料進(jìn)行研究整理，編輯出版。參加學(xué)校信息網(wǎng)絡(luò)整體建設(shè)和校內(nèi)外編史修志，編寫或配合有關(guān)部門編寫重要參考資料。

12.1.1編研的重要參考資料包括:學(xué)校沿革表;歷任校領(lǐng)導(dǎo)(含副職)職務(wù)名稱及任免；學(xué)校各種基礎(chǔ)數(shù)據(jù)匯編;年鑒、學(xué)校大事記(可與黨辦、校辦合編);重要檔案史料匯編；重要專題檔案匯編(如學(xué)生運(yùn)動(dòng)、規(guī)章制度、科研成果、重要教材、基建工程、大型設(shè)備等)；重要會(huì)議簡(jiǎn)介等等。

12.1.2檔案部門對(duì)編纂的各種匯編要注意把關(guān)，保證質(zhì)量。必要時(shí)應(yīng)報(bào)有關(guān)部門或分管校領(lǐng)導(dǎo)審查。

12.2高校檔案部門要管好學(xué)校(校史)陳列館(室)，加強(qiáng)與圖書館、博物館(室)的聯(lián)系，根據(jù)學(xué)校和社會(huì)需要，經(jīng)校長(zhǎng)批準(zhǔn),在適當(dāng)時(shí)候通過(guò)展覽和新聞媒介公布一定數(shù)量的檔案資料。

12.3檔案部門應(yīng)認(rèn)真組織本單位學(xué)術(shù)理論研究,參加本系統(tǒng)、本地區(qū)的檔案協(xié)會(huì)(學(xué)會(huì)、研究會(huì))活動(dòng)，并起重要作用。

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